Die aktuellen Veränderungen der Covid-19 Regeln führen zu einer Home-Office Pflicht und stellen damit viele Unternehmen, die noch nicht oder nur bedingt auf virtuelles Arbeiten setzen, vor große Herausforderungen. Denn neben der technischen Infrastruktur (z.B. mobile Devices, virtueller Server-Zugriff/Cloud), die auf virtuelles Arbeiten umgestellt werden muss, gilt es auch die Strukturen in Teams für virtuelle Zusammenarbeit zu schaffen und Kompetenzen für ein gesundes sowie effektives Arbeiten im Homeoffice zu fördern. Denn eins ist sicher: Es reicht nicht die analogen Arbeitsweisen eins zu eins in die virtuelle Welt zu verlagern.
Vier Handlungsfelder für eine erfolgreiche, effektive und gesunde virtuelle Zusammenarbeit
Bei virtueller Zusammenarbeit geht es neben der IT-Infrastruktur also vor allem um eine andere Art der Selbstorganisation als auch um neue Formen der Collaboration. Dabei geht es zum einen um die virtuelle Kollaboration im Team, d.h. wie kommunizieren die Mitarbeiter*innen virtuell miteinander, wie sehen Meetings aus und wie wird gemeinsam an Themen und konkreten Projekten aus der Ferne gearbeitet. Zum anderen geht es um die Selbstorganisation beim ortsunabhängigen Arbeiten und wie die Leistungsfähigkeit und Gesundheit langfristig bei virtueller Zusammenarbeit erhalten werden kann. Aus diesen beiden großen Fokus-Bereichen ergeben sich insgesamt vier Handlungsfelder für eine erfolgreiche, effektive und gesunde virtuelle Zusammenarbeit, auf die Unternehmen achten und ihren Mitarbeiter*innen entsprechend Hilfestellungen geben sollten:
1. Erfolgsfaktoren virtueller Zusammenarbeit
Die Erfolgsfaktoren für virtuelle Zusammenarbeit zu kennen bietet das Fundament, um analoge Arbeitsabläufe oder Zusammenarbeitsformen effektiv in die virtuelle Welt übertragen zu können. So müssen Mitarbeiter*innen beispielsweise durch die Arbeit im Homeoffice neue Routinen finden und etablieren, um bewusst Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben sowie eine angemessene Work-Life-Balance aufrecht zu erhalten. Ein weiteres Beispiel sind Meetings: Während analoge Meetings durchaus länger angesetzt werden können (bei angemessener Struktur und Pausen), unterliegen virtuelle Meetings anderen Gesetzen. Hier wirken kürzere Einheiten mit bewussten Unterbrechungen und Nano-breaks sowie einer anderen, interaktiveren Meetingstruktur, Wunder und sorgen für effiziente Onlinemeetings. Nur wenn Mitarbeiter*innen wissen, worauf es bei der virtuellen Zusammenarbeit ankommt und an welchen Stellen bewusst Anpassungen zu bisherigen Abläufen vorgenommen werden müssen, können sie diese neue Form der Zusammenarbeit erfolgreich gestalten.
2. Selbstorganisation und -management im mobilen Arbeiten
Auch wenn mobiles Arbeiten erstmal wie ein Traum klingt, haben viele von uns im letzten Jahr schnell festgestellt, dass diese Art zu arbeiten durchaus einige Herausforderungen mit sich bringt. Einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für das mobile Arbeiten ist die veränderte Selbstorganisation sowie Anpassungen im Selbstmanagement. Neben den oben beschrieben veränderten Routinen, geht es dabei vor allem darum, basierend auf der persönlichen Situation sowie den individuellen Stärken und Schwächen Ableitungen für die eigene Organisation zu treffen. Das reicht von der Ausstattung des Homeoffice, welche ein effektives Arbeiten ermöglicht, bis hin zu Ablenkungen, bewussten Pausenzeiten und der Fähigkeit, trotz Homeoffice abschalten zu können. Hier gibt es keine Musterlösung - zu unterschiedlich sind die Lebensumstände und Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen. Der einzige Weg liegt also darin, Mitarbeiter*innen zu befähigen, ihre Selbstorganisation und –management zu hinterfragen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
3. Methoden und Hilfestellungen zur virtuellen Zusammenarbeit
Eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit im Team braucht neben Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder Miro vor allem Methoden sowie ein geschärftes Bewusstsein für Meetingstrukturen und Spielregeln. Virtuelle Zusammenarbeit fordert also vor allem ein neues Denken, in der Art und Weise wie wir Zusammenarbeit gestalten wollen. Neben den anfangs beschriebenen, kürzeren Meetingzeiten, spielen vor allem Meetingformate (Zielsetzung, Anzahl der Teilnehmer), Kommunikationsregeln, bewusster sozialer Austausch, Transparenz (bspw. Über die eigene Verfügbarkeit) und passgenaue methodische Unterstützung eine Rolle. Auch hier gibt es nicht die eine Lösung - im Gegenteil: Es muss auf der einen Seite ein Bewusstsein für die Besonderheiten der virtuellen Zusammenarbeit geschaffen werden und auf der anderen Seite ein “Werkzeugkoffer” bei Mitarbeiter*innen etabliert werden, der es ermöglicht, für die jeweilige Situation passgenaue virtuelle Formate zu wählen.
4. Methoden zum Erhalt der Leistungsfähigkeit und Gesundheit
Während dem Lockdown im Frühjahr 2020 ließ sich schnell ein neuer Trend bei fast allen Firmen im Homeoffice erkennen: Der virtuelle Kaffee oder das digitale Feierabendbier. Was erstmal wie ein netter Zeitvertreib klingt, war der Versuch, spontane, soziale Interaktionen aus dem Büro in die digitale Welt zu verlagern. Der fehlende soziale Austausch führte in vielen Teams zu einem verschlechterten Teamgefühl, Einsamkeit bei einigen Mitarbeiter*innen und deutlichen Einschnitten bei der mentalen Gesundheit. Besonders in langen Phasen der virtuellen Zusammenarbeit, wie wir sie derzeit erneut erleben, gilt es neben dem Ziel der effektiven Zusammenarbeit auch darauf zu achten, die Gesundheit der Mitarbeiter*innen zu erhalten oder sogar zu fördern. Die mentale Gesundheit kann beispielsweise durch Achtsamkeitsübungen oder –apps, soziale Austauschformate wie die virtuelle Kaffeepause oder eine virtuelle Wall of Fame, an welcher Erfolge gefeiert werden, gefördert werden. Neben der mentalen Gesundheit, spielt natürlich auch die physische Gesundheit der Mitarbeiter*innen eine Rolle. Im mobilen Arbeiten geraten Themen wie Ergonomie, Bewegung, Pausen oder Ernährung oftmals in den Hintergrund. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter*innen auch im Homeoffice für diese Themen zu sensibilisieren und sie zu befähigen, eigene Strategien wie 10-Minuten Yoga Breaks, Schreibtischgymnastik oder angemessene Büroausstattung zu entwickeln.
Doch wie wird man fit in virtueller Zusammenarbeit?
Wie kann es nun jedoch geschafft werden, dass virtuelle Zusammenarbeit nicht nur „irgendwie funktioniert“, sondern zum nachhaltigen Unternehmenserfolg positiv beiträgt und effektiv abläuft? Der Schlüssel liegt in den Kompetenzen der Mitarbeiter*innen.
Genau hier setzen wir mit der Co:Box an: Ähnlich wie in einer Cross-Fit Box, die körperlich fit machen soll, machen wir die Nutzer*innen der Co:Box fit für die virtuelle Zusammenarbeit und das ortsunabhängige Arbeiten. Der erste Schritt in jeder Cross-Fit Box ist es, die Ausgangsbasis und damit das individuelle Level an Fitness zu bestimmen – um dann die Übungen auf die persönlichen Bedürfnisse und Fähigkeiten zuzuschneiden. Genau das machen wir auch in der Co:Box: Die Nutzer*innen starten mit dem Co:Box Barometer, einem kurzen Test, mit dem wir den persönlichen Standort im Bereich der virtuellen Zusammenarbeit im Team und mit Hinblick auf das mobile Arbeiten ermitteln. Basierend auf diesem Ergebnis liefert die Co:Box dann genau die Lerninhalte, die die Nutzer*innen brauchen, um sich fit für die virtuelle Zusammenarbeit zu machen. Dabei setzen wir auf einen modernen Micro-Learning Ansatz mit ganz vielen kleinen Lernhäppchen in unterschiedlichen Formaten (Video, Text, Podcast) und dauerhafte Reflexionen, um das Erlernte direkt auf die eigene Situation anwenden zu können.
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Die Co:Box ist als digitales Produkt sofort einsatzfähig und begleitet einzelne Personen, Teams oder ganze Unternehmen auf dem Weg zu einer erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit und leistet so effektive Hilfestellung in diesen turbulenten Zeiten.
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